Introducción
La correspondencia
es un elemento importante en las organizaciones diariamente,
ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y
no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.
Dicho contenido presenta información importante
acerca de la correspondencia, la carta y
como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el
ámbito empresarial.
El sobre y
la redacción de
la carta juegan
un papel muy importante y fundamental en este proceso de comunicación,
siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso de la
correspondencia.
La correspondencia
Es el trato
recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,
esqueletas, tarjetas,
telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se
considera que la correspondencia es el alma del comercio y
la industria.
Es un medio de
comunicación usado por el hombre desde
hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a
larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha
perfeccionado sus normas y
estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más
rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
Importancia de la correspondencia
Es un importante
instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las
relaciones cliente proveedor
y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.
De ella depende
el desarrollo de
las operaciones comerciales;
el éxito de
un negocio, una venta,
por su eficiencia y
rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de
sus ventas.
Existen
tres estilos de correspondencia: Estilo semibloque, bloque o
bloque extremo.
La forma
tradicional de escribir cartas es en estilo semibloque, se
caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda, es
decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación) al inicio de cada
uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carácter oficial.
El estilo bloque se caracteriza
porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin
sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o
privada.
Estilo bloque extremo, se utiliza
para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus
partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales.
Clasificación de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad
de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es
necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada
uno.
·
Por el destino: Públicas y Privadas
·
Publicas:
contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio,
TV, Carteleras, pancartas.)
·
Primera clase: es toda correspondencia de carácter
actual y personal su
contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales,
documentos de negocios,
periódicos, etc.
·
Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada
con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
·
Por su tramitación: Postal
y Telegráfica
·
Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través
del correo
·
Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa
doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario
·
Telegráfica: Es cuando la correspondencia se
tramita ante las oficinas del telégrafo
·
Por su puntuación: Abiertas,
Cerradas y Mixtas.
·
Abiertas:
No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección,
firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
·
Mixtas:
Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
·
Por su extensión: Largas medianas y cortas
·
Largas:
Cuando contienen más de doscientas palabras
·
Medianas: Cuando contienen
doscientas palabras
·
Cortas: Cuando contienen
cien palabras
·
Por su Forma: Abarca todos los tipos de
correspondencia su diferencia está en redacción y presentación
División de la correspondencia: La correspondencia se divide en
cuatro clases
·
Correspondencia comercial:
Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es
promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
·
Correspondencia Familiar y amistosa:
La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto
particular entre ella.
·
Correspondencia Oficial:
Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y
oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
Manejo de la
Correspondencia
CIRCULARES
Para dar a conocer
internamente actividades, normas, disposiciones y asuntos de interés
común. Se dirigen a un grupo de destinatarios y no exigen respuesta por
escrito.
MEMORANDOS
Son comunicaciones internas
que se utilizan para impartir información,orientaciones y pautas a las
dependencias y a los funcionarios. De acuerdo con el contenido puede generar una
respuesta escrita.
ACTAS ADMINISTRATIVAS
Documento en el que consta lo
sucedido, tratado y acordado en una reunión
CONSTANCIAS
Documento escrito de carácter
probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren
solemnidad.
CERTIFICADOS
Documento público o privado,
de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto
solemne, acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de
un acto judicial,ceremonia, juramento o norma.
Conformación
de Expedientes
Documentos de Oficina
Es aquel que es producido, recibido y
conservado por una institución y contiene información relativa al ejercicio
exclusivo de las actividades y competencias que esta institución desarrolla.
Son aquellas cuyo contenido está
relacionado con operaciones comerciales,
negocios, compra, venta, propaganda,
movimientos internos de una empresa.
Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo,
de crédito,
propaganda, de cobro."
Carta comercial
La carta
comercial sirve como medio de comunicación entre
dos empresas comerciales
o bien una empresa con
un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales.
Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de
solicitud de información y
de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más
rígido y un tono más objetivo,
y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El
encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
Ejemplo:
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitación a charla
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitación a charla
Clasificación de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad
de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es
necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada
uno.
·
Por el destino: Públicas y Privadas
·
Publicas:
contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio,
TV, Carteleras, pancartas.)
·
Primera clase: es toda correspondencia de carácter
actual y personal su
contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales,
documentos de negocios,
periódicos, etc.
·
Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada
con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
·
Por su tramitación: Postal
y Telegráfica
·
Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través
del correo
·
Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa
doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario
·
Telegráfica: Es cuando la correspondencia se
tramita ante las oficinas del telégrafo
·
Por su puntuación: Abiertas,
Cerradas y Mixtas.
·
Abiertas:
No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección,
firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
·
Mixtas:
Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
·
Por su extensión: Largas medianas y cortas
·
Largas:
Cuando contienen más de doscientas palabras
·
Medianas: Cuando contienen
doscientas palabras
·
Cortas: Cuando contienen
cien palabras
·
Por su Forma: Abarca todos los tipos de
correspondencia su diferencia está en redacción y presentación
División de la correspondencia: La correspondencia se divide en
cuatro clases
·
Correspondencia comercial:
Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es
promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
·
Correspondencia Familiar y amistosa:
La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto
particular entre ella.
·
Correspondencia Oficial:
Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y
oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
Es la cubierta de la carta y demás comunicaciones, cuya finalidad es protegerla de
deterioro y facilitar su transporte. Los sobres de la correspondencia
comercial, han de ser de la misma calidad del papel en que esta se escribe.
Clasificación de los sobres:
·
Por la forma:
·
Semicuadrado: Tiene las dimensiones casi iguales por cada lado.
·
Rectangulares: Tiene la base más larga que la altura
·
Por el tamaño:
·
Corriente: Sus dimensiones son 16 por 9.5cm.
·
Comercial: Sus dimensiones son 16 por 12cm
·
Oficial: Sus dimensiones son 23.5 por 12cm
·
Por su confección:
·
Con ventana: Son los que llevan la abertura o ventanilla cubierta con
papel transparente.
·
Sin ventana: Son todos los demás sobres
·
Por el medio de transporte:
·
Ordinarios: Son los que se transportan por vía terrestre marítima o
fluvial.
·
Aéreos: Son los que se transportan por vía aérea.
No hay comentarios:
Publicar un comentario